貿易業務の負担軽減と効率化を目的に導入を検討
―導入理由を教えてください
小島様： きっかけは、従来のオペレーションフローでは徐々に業務が回らなくなってきたと感じていた時期に、Shippioを知ったことでした。アゼアスでは、近年の取扱商品の需要急拡大と、新型コロナウイルス感染症による世界的なサプライチェーンの混乱により、オペレーション業務の負荷が非常に高まっていました。
加えて、サプライチェーンマネジメント（SCM）全体の効率化と品質向上を図るというミッションも担っていましたが、目の前の輸配送手配や変更対応に追われ、本来注力すべきSCM最適化の業務になかなか手をつけられないという課題を感じていました。
そんなタイミングで、Shippioを知り、貿易業務の負担軽減と効率化の実現を目指し、導入を進めました。
アゼアス株式会社
調達・物流部 生産・調達課
課長 小島 良介様
業務の偏りや重複業務により非効率が発生
貿易業務効率化プロジェクトは、実際にShippioがアゼアス社の輸配送手配を行い、現状の業務内容を棚おろしすることから始まりました。具体的には、Shippio側でフローチャートを作成し、いつ、誰が、誰と、どのような業務を行い、どの業務にどれだけの時間を費やしているのかを可視化しました。
業務フロー及び業務内容を可視化することで、プロジェクトを通して以下3つの課題が浮き彫りになりました。
<課題>
- 一部の担当者に業務が集中していることによる、生産性の低下
- 重複業務の発生による、コミュニケーションコストの高まり
- エクセル・メール・電話メインのオペレーションに起因する非効率の発生
1つ目の課題は、需要が急拡大することにより、これまでは処理できていた案件を、マンパワー不足で処理しきれなくなり、ドレージ（コンテナの陸上輸送）の変更手配漏れや、遅延情報の入手遅れによるドレージのキャンセル料発生などのトラブルが生じていました。
2つ目の課題は、輸入手配を行う部署と、納品先倉庫への納期調整を行う組織が異なるため、それぞれが本船動静及びドレージ手配状況を管理するという、重複業務が発生していました。その結果、本船遅延に伴うドレージ手配の変更が必要な場合に、各組織を横断するコミュニケーションが頻発するという、複雑なフローができてしまっていました。
3つ目の課題は、メール及び電話で受けた情報をエクセルに入力する貿易業務管理では、本船や納期が変更される度に更新が必要となります。そのため、需要急増局面においては、業務負担の増加に加えて更新データを人力で確認する必要があり、情報の鮮度という点においても課題を抱えていました。
さらに、メールでのコミュニケーションは検索性が悪く、案件終了後に再び添付された貿易書類を確認する必要がある点も課題となっていました。電話でのコミュニケーションについても、迅速に会話はできるものの、共有情報の記録漏れや正確性が課題となっていました。
業務の可視化とコミュニケーション効率化を実現
上記3つの課題を解決するため、以下2つのソリューションを活用しました。
＜ソリューション＞
- 輸送状況や業務の可視化とコミュニケーションの効率化
- 重複業務の見直しと最適な業務フロー構築による、オペレーションフローの整流化
1つ目のソリューションについては、Shippioクラウドサービスを用いることにより、リアルタイムでの本船動静の確認ができるようになり、各案件の進捗及び手配状況も一目で視認できるようになりました。
また、輸入手続きの多くをShippioクラウドサービス上で完結できるようになり、エクセル管理の大幅縮小及びコミュニケーションの円滑化を実現し、情報の管理効率を大きく向上させることができました。
2つ目のソリューションについては、一連の輸入に携わる関係者がShippioクラウドサービスを利用することで、部署をまたいだ重複業務を解消することができました。結果として、業務負担軽減及び情報伝達の迅速化、情報鮮度の向上も実現することができました。
各領域で50%以上の業務時間を削減でき、業務改善効果を実感
これまでの取組みについて、実際のオペレーション業務担当者である安藤様に具体的な削減効果をお聞きしました。
＜オペレーション業務の削減効果＞
- 業務フローの整流化による発注及び納期調整業務に費やす時間の低減
- → 発注処理の100%低減と、納期調整の75%低減を実現
- 貿易書類管理業務に費やす時間の削減
- → 貿易書類管理の50%削減を実現
- 複数の組織間での日程共有の効率化
- → 複数の組織間での情報共有に費やす時間の70%以上削減を実現
アゼアス株式会社
調達・物流部 生産・調達課
安藤 裕介様
Shippioならではの自由度の高いシステム構築を期待
安藤様： 現時点でもかなり満足のいく結果を得ることができていますが、システム面の制約で効率化できていない部分も一部残っております。今後はその部分の改善をお願いできると嬉しいです。他社に真似できないShippioならではの自由度の高いクラウドサービスを、さらにアップデートしていただけることを期待しております。
